Algemene Inkoopvoorwaarden

1. Definities

1.1. Daar waar SHI is genoemd in deze algemene voorwaarden, wordt verwezen naar SHI b.v. of enig geaffilieerd bedrijf.
1.2. Waar AI is genoemd in deze algemene voorwaarden, wordt verwezen naar dit document en dus de Algemene Inkoopvoorwaarden.
1.3. Waar leverancier is genoemd in de AI, wordt verwezen naar de entiteit die goederen of diensten aanbiedt aan SHI en met wie SHI een contract wil aangaan.
1.4. Producten zijn de goederen of diensten die onderwerp zijn van de tender, een verzoek tot een offerte, een aanbieding die aangevraagd is door SHI dan wel is aangeboden door de leverancier.
1.5. Een tender is een uitnodiging van SHI aan meer dan één leverancier, aangaande één of meerdere producten, waarbij elke leverancier om een aanbieding is gevraagd.
1.6. Een aanbieding is een, binnen een gedefinieerde tijdlimiet, offerte van een product gedaan door een leverancier.
1.7. Een inkooporder is een geschreven overeenkomst van SHI aan de leverancier waarin de producten zijn omschreven inclusief aantal, prijs, leverschema, etc. Als een IO is genoemd in de AI, wordt verwezen naar de inkooporder.
1.8. Wanneer een IO is genoemd, moet de IO gezien worden als een overeenkomst of contract waarbij zowel SHI als de leverancier beide de verplichting hebben om de overeenkomst of het contract tot uitvoer te brengen.
1.9. Waar levering is genoemd in deze AI, wordt gerefereerd aan de aflevering van de producten zoals genoemd in een IO op het door SHI aangegeven adres.

2. Toepassing van de AI

2.1. Tenzij anders is overeengekomen, zijn deze AI van toepassing op alle IO welke door SHI zijn geplaatst bij een leverancier gedurende de complete omvang van de IO. Indien een aantal IO’s zijn gecombineerd tot 1 contract, zijn deze AI van toepassing op het gehele contract.
2.2. Afwijking van deze AI is alleen geldig als deze afwijkingen eenduidig, expliciet en wederzijds door SHI en de leverancier zijn overeengekomen en schriftelijk vastgelegd zijn. De wederzijds overeengekomen afwijking van deze AI is alleen geldig gedurende de termijn zoals in de schriftelijke consensus van de afwijking is omschreven.
2.3. Enige gezamenlijk overeengekomen afwijking van deze AI is alleen van toepassing op de gedefinieerde afwijking. Alle andere delen van de AI blijven ongewijzigd zoals vastgelegd en bedoeld in deze AI.

3. Het sluiten van een IO

3.1. Enige aanbieding is geacht niet herroepbaar te zijn tenzij de leverancier bedingt dat de aanbieding herroepbaar is. Elke aanbieding bevat gedetailleerde informatie betreffende de omschrijving en de specificatie van de aangeboden producten inclusief de prijs.
3.2. Een offerte van buiten de Europese Unie moet, tenzij anders is overeengekomen uitgedrukt worden in USD (United State Dollar) en moet gebaseerd zijn op basis van FOB (Free On Board) uitlevering.
3.3. Door producten aan te bieden, verklaart de leverancier tevens dat de producten in overeenstemming zijn met de, op het moment van uitleveren, relevante en actuele wettelijke vereisten voor het land van bestemming van de goederen. Indien het land van bestemming niet genoemd is door SHI, garandeert de leverancier dat de producten in overeenstemming zijn met de, op het moment van uitlevering relevante en actuele, wettelijke vereisten in de Europese Unie.
3.4. Een aanbieding van een leverancier wordt geaccepteerd door een geautoriseerde vertegenwoordiger van SHI, via een schriftelijke bevestiging van de offerte. SHI zal een IO voorbereiden bij bevestiging van de ontvangen aanbieding. Elke IO die naar de leverancier wordt gestuurd, moet door de leverancier schriftelijk worden bevestigd. Als een IO mondeling is gegeven, is deze opdracht alleen geldig indien deze mondelinge opdracht schriftelijk is bevestigd door SHI.
3.5. Tenzij anders overeengekomen, zijn de prijzen zoals genoemd in de IO bindend en worden geacht inclusief alle accijnzen, belastingen en kosten voor bijvoorbeeld vervoer en verzekeringen en de fluctuaties in wisselkoersen en prijzen van grondstoffen te zijn.
3.6. In geval van uitblijven van een reactie op een ontvangen aanbieding door SHI, wordt deze ontvangen aanbieding geacht te zijn afgewezen.
3.7. Indien een leverancier enige voorbereidingen voor de productie ontplooit dan wel de productie start van de producten in de offerte voordat de aanbieding is omgezet in een IO, doet de leverancier dit op eigen risico en kosten. Dit is ook van toepassing indien SHI de onderhandelingen, in enige fase om te komen tot een IO, afbreekt.
3.8. SHI kan elke IO annuleren zodra SHI informatie ontvangt in relatie tot de IO in verband met een gebrekkige kwaliteit dan wel vanwege strijd met wettelijke vereisten. Dit is ook van toepassing indien de leverancier niet in staat is de IO compleet in te vullen.
3.9. De leverancier is gehouden elke informatie die hij op enig moment van en over SHI en of haar klanten ontvangt geheim te houden jegens derden. Indien blijkt dat de leverancier deze geheimhouding niet naleeft, kan SHI de leverancier een boete opleggen ter omvang van de geleden schade doch met een minimum van € 20.000,=.

4. Uitlevering

4.1. Alle goederen worden op zulke wijze verpakt dat de goederen correct zijn gemarkeerd en beschermd zijn gedurende het transport en de opslag. Het gebruikte karton voor verpakking is van zulke kwaliteit dat de dozen kunnen worden opgeslagen tot een hoogte van twee (2) meter zonder verslechtering van de dozen en de goederen in de dozen. In geval van schade zullen de kosten op de leverancier worden geclaimd inclusief de kosten voor de correctie daarvan.
4.2. Tenzij anders is afgesproken zal de maximale pallethoogte van de aan te leveren goederen één meter en tien centimeter (1,10m) zijn.
4.3. Het leveren van goederen die rechtstreeks van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden geïmporteerd, is alleen toegestaan met de goedkeuring van SHI. Deze goedkeuring wordt gegeven nadat bewijs is gegeven dat de producten voldoen aan de eisen gesteld aan de producten en de IO.
4.4. Bij elke levering zal gedetailleerde informatie over bijvoorbeeld de hoeveelheid en de soort van verpakkingsmaterialen en de afmetingen van de goederen worden toegevoegd. De gevraagde informatie zal via het aangeleverde formulier worden opgestuurd door de leverancier.
4.5. De levering van goederen van leveranciers binnen de EER zal zijn volgens de afgesproken eisen en IO.
4.6. Elke afwijking van de IO zoals vertraging van de productiestartdatum of de verschepingsdatum, moet onmiddellijk worden gemeld door de leverancier aan SHI. Deze melding moet vergezeld gaan van gedetailleerde informatie over de omvang van de afwijking ten opzichte van de IO.
4.7. In geval dat levering van de IO wordt vertraagd, kan SHI overgaan tot annulering van de IO.
4.8. Indien een vertraging van een IO resulteert in een boete opgelegd door de klant van SHI, houdt SHI de leverancier verantwoordelijk voor de boete en kan SHI de leverancier belasten met de boete.
4.9. Als de leverancier een IO vervroegd wil leveren, is dit alleen mogelijk als SHI de voorgestelde leverdatum heeft geaccepteerd. Als SHI de vervroegde leverdatum niet accepteert, dient de leverancier de goederen op te slaan op zulk een wijze dat deze op geen enkele wijze beschadigd of verontreinigd raken. Het is mogelijk dat in deze situatie een extra container laad inspectie eist.
4.10. Alle leveringen worden vergezeld van de vereiste documentatie, verklaringen en andere verschepingsdocumenten in de originele vorm. Alle verschepingsdocumenten worden digitaal gestuurd naar SHI voordat de producten verscheept worden. De vereiste verschepingsdocumenten zijn onder andere de originele consignment note, de vrachtbrief, de export certificaten, de verklaring van begassing – niet begassing. Als de goederen of een container niet geaccepteerd wordt als gevolg van incomplete of ontbrekende documenten, wordt de leverancier verantwoordelijk gehouden voor enig verlies, schade of vervolgschade.
4.11. De goederen worden overgedragen aan SHI zodra SHI, of haar vertegenwoordiger in deze, de goederen in ontvangst heeft genomen op de plaats van aflevering, onder voorbehoud dat de goederen in overeenstemming met de vereisten en in goede conditie zijn.
4.12. Het in ontvangst nemen van de goederen of aftekenen van de leverdocumenten, betekent niet dat de kwaliteit van de goederen aan de vereisten voldoet dan wel de geleverde hoeveelheden in overeenstemming zijn met de aanduidingen op de pakbon, de bil of lading of factuur.
4.13. In geval SHI hard- of software aan de leverancier levert, inclusief verpakkingsmateriaal, blijven deze producten het eigendom van SHI. De leverancier zal deze producten behandelen en of opslaan op zulk een wijze dat de deze niet in kwaliteit verminderen. Als de producten beschadigd of verloren raken, zal de leverancier onmiddellijk SHI hieromtrent informeren inclusief de omvang daarvan en de eventuele consequenties voor de producten die al geleverd zijn en de lopende IO-s. De door SHI geleverde hard- en software zal niet worden gebruikt voor andere toepassingen of klanten tenzij anderszins schriftelijk overeengekomen is.
4.14. Indien een artikel om enige reden niet op tijd geleverd kan worden, behoudt SHI zich het recht om de IO in zijn compleetheid te annuleren. In geval van een geannuleerde IO, zal de leverancier alle, reeds door SHI gedane betalingen onder de betreffende IO terugbetalen.

5. Conformiteit van producten

5.1. De leverancier garandeert dat de geleverde producten in overeenstemming zijn met de IO en de wettelijke vereisten binnen de Europese Unie of het land van bestemming en, indien van toepassing de nader gespecificeerde vereisten.
5.2. Voor levering zal de leverancier alle benodigde rapporten, certificaten en verklaringen en testrapporten overleggen die nodig zijn om de conformiteit van de producten in relatie tot de wettelijke aspecten en de veiligheid van het product, inclusief de chemische veiligheid voor het land van bedoelde bestemming.
5.3. De leverancier accepteert elke audit of inspectie door een derde partij indien daar om gevraagd wordt en zal de inspecteur op verzoek terzijde staan en helpen. Indien de leverancier gevraagd wordt om een zelfinspectie uit te voeren zal hij daarbij gebruik maken van de door SHI aangeleverde model checklist.
5.4. De leverancier is aansprakelijk voor alle schade als gevolg van het niet voldoen van de goederen aan de vereisten zoals omschreven in de IO, de product specificatie of anderszins overeengekomen wettelijke of andere specifieke vereisten. Dit geldt voor afwijkingen die geconstateerd worden op het moment van levering, het latere gebruik daarvan of additionele verificatie testen en controles.
5.5. Als afwijkende producten worden geconstateerd, zal de leverancier direct en voor eigen rekening, de betreffende producten vervangen of repareren. Indien de leverancier de producten niet wil vervangen dan wel repareren, zal SHI alle kosten die zij maakt om de afwijking te herstellen in rekening brengen bij de leverancier.
5.6. Zodra de leverancier informatie ontvangt dat de goederen die aan SHI geleverd zijn, chemisch dan wel mechanisch, (potentieel) onveilig zijn, zal de leverancier SHI onverwijld hieromtrent schriftelijk informeren.
5.7. Als SHI enig, chemisch dan wel mechanisch, (potentieel) onveilig product vindt, zal SHI de leverancier direct schriftelijk informeren. In deze situatie dient de leverancier de afwijking te analyseren en indien nodig additionele corrigerende acties te initiëren.
5.8. De leverancier garandeert dat de geleverde goederen geen inbreuk maakt op enig intellectueel, industrieel of enig ander gelijksoortig recht van een derde partij. De leverancier is verplicht om SHI te informeren indien zulk een inbreuk mogelijk ontstaat. De leverancier is aansprakelijk voor en zal SHI vrijwaren voor alle kosten, claims en belastingen in relatie tot een inbreuk in rechten van derden.
5.9. Alle afwijkende producten, ongeacht door een inbreuk van rechten van derden, een veiligheidsissue of het in gebreke blijven ten opzichte van een wettelijke vereiste dan wel bedoelde functionaliteit, zal de leverancier of:
5.9.1. De afwijkende goederen op zijn kosten vervangen;
5.9.2. De afwijkende goederen op zijn kosten retour nemen.;
5.9.3. Toestemmen dat SHI de afwijkende producten laat vernietigen, waarbij de leverancier alle kosten vergoedt, inclusief het verlies van winst en de vernietiging van de producten.
5.10. Kosten die gemaakt worden in verband met punten 5.8 of 5.9, bevatten onder andere de kosten die gemaakt worden voor testen van producten, boetes van klanten of consumenten, boetes opgelegd door een overheid en het uit de markt dan wel handel halen van producten.
5.11. De leverancier heeft een productaansprakelijkheidsverzekering van tenminste 10 miljoen Euro (€ 10.000.000,=) of 10 miljoen US-dollar (USD 10.000.000,=). Als de aansprakelijkheid dit bedrag overstijgt, is de leverancier aansprakelijk voor het overstijgende bedrag. De leverancier zal op eerste verzoek een kopie van de verzekeringspolis aan SHI tonen.
5.12. Indien een leverancier niet binnen 10 dagen na een ingebrekestelling door SHI, zijn verplichtingen alsnog niet nakomt, is er sprake van verzuim. Van rechtswege treedt verzuim van rechtswege in, indien nakoming van de aangegane verplichtingen niet meer mogelijk of bezwaarlijk is. In het geval verzuim resulteert tot claims of boetes zal SHI de kosten daarvan verhalen op de leverancier.
5.13. SHI kan in geval van verzuim een boete opleggen in verband met gemiste omzet en winstderving en indien relevant schade ontstaan door gezichtsverlies.

6. Intellectueel eigendom

6.1. Het is zonder schriftelijke toestemming de leverancier of de daaraan verbonden toeleveranciers niet toegestaan om de handelsnaam of een handelsmerk van SHI op producten of verpakkingen aan te brengen, anders dan op die producten die zijn besteld. Dit geldt ook voor ontwerpen, concepten, lay out van verpakkingen, foto’s, mallen, tekeningen, etc.
6.2. De leverancier zal geen materialen gebruiken, inclusief digitale informatie, bevattende afbeeldingen, teksten of andere expressies die gerelateerd zijn aan intellectueel eigendom van SHI, ten behoeve van derden, anders dan die welke nodig zijn voor de productie van de bestelde goederen.
6.3. Indien, om welke reden ook materialen, inclusief digitale informatie, niet langer nodig zijn voor enige productie, is het de leverancier niet toegestaan om deze materialen te hergebruiken op zulk een manier dat de materialen gebruikt kunnen worden voor de handel of andere commerciële doeleinden.
6.4. Alle materialen, inclusief digitale informatie, die door SHI voor gebruik beschikbaar worden gesteld aan de leverancier of in een order moeten worden toegevoegd, blijven eigendom van SHI en overschotten zullen worden geretourneerd aan dan wel vernietigd op verzoek van SHI.
6.5. De leverancier garandeert dat hij zelf geen intellectuele eigendomsrechten van derden schendt en dat hij SHI vrijwaart tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op deze rechten.

7. Factuur en betaling

7.1. De factuur zal direct nadat de goederen zijn geleverd, of indien er bewijs is van uitvoering van de overeengekomen diensten, worden gestuurd. De factuur zal tenminste de volgende informatie bevatten: het IO-nummer van SHI, de datum van facturatie, de naam en het adres van de leverancier, de datum van levering, de uiterste betalingstermijn, een gedetailleerd overzicht van de geleverde goederen de prijs van de goederen inclusief de valuta de subtotalen en totalen. Daarnaast moet elke factuur voorzien zijn van relevante bankinformatie en het nummer waaronder de leverancier is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
7.2. De factuur is in overeenstemming met de wederzijds overeengekomen prijzen zoals vermeld in de orderbevestiging. Aanvullende toeslagen worden niet toegevoegd aan de factuur.
7.3. De factuur bevat gedetailleerde informatie met betrekking tot vooruitbetalingen, aftrekposten en kortingen.
7.4. Tenzij anders overeengekomen, zal SHI de factuur binnen zestig (60) dagen betalen. In geval van een geschil omtrent de kwaliteit van de geleverde goederen of producten, kan SHI de betaling opschorten zonder dat er rente wordt berekend.
7.5. Het is SHI toegestaan om uitstaande gelden in te houden bij een betaling, bijvoorbeeld als gevolg van een manco levering of kosten die gemaakt zijn voor het corrigeren van afwijkende producten. SHI dient de leverancier vooraf hierover te informeren.

8. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

8.1. SHI heeft als algemene regel dat haar leveranciers en toeleveranciers in al hun activiteiten de nationale regels met betrekking tot Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen moeten naleven zoals die gelden in het land waarin zij opereren.
8.2. De leverancier zal ethische standaarden zoals BSCI of SA8000 implementeren en naleven. De leverancier zal geen gebruik maken van, of voordeel trekken uit kinder- of dwangarbeid of enige andere schending van de principes van de International Labor Organisation zoals ook vertaald in de gedragscode van BSCI.
8.3. De leverancier zal ten minste alle van toepassing zijnde nationale wetten en verordeningen implementeren en naleven aangaande milieu en zal speciale aandacht hebben voor klimaatverandering en beschikbaarheid van water.
8.4. Indien van toepassing zal de leverancier zijn toeleveranciers het benodigde hout en materialen gemaakt van hout betrekken uit gecontroleerde bossen en, als een minimum, de vereisten zoals in de Europese Houtverordening (EUTR) zijn vastgelegd.
8.5. Wanneer van toepassing, zal de leverancier meewerken aan een audit met betrekking tot Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

9. Van toepassing zijnde wet en competente rechtbank

9.1. In geval van een geschil zal de Nederlandse versie van de AI prevaleren.
9.2. Op de rechtsverhoudingen tussen partijen is Nederlands recht van toepassing. De voorzieningen van de United Nations Convention on Contracts voor de International Sale of Products (1980) zijn niet van toepassing.
9.3. Alle geschillen die voortvloeien uit gesloten of te sluiten overeenkomsten zullen exclusief aan de rechter te ’s Hertogenbosch worden voorgelegd, onverminderd het recht van SHI om geschillen voor te leggen aan de rechter van de woonplaats van de leverancier.

Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn de dato 08 februari 2019 vastgesteld en zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel in Nederland onder nummer 34083276.